RPAで請求書を自動作成

みなさんの会社では、「請求書」はどのように作られていますか?

最近の会計ソフトには、請求書の作成機能がついていたりしますが、独自の書式にこだわりがあり、エクセルで作られているという会社も少なくないでしょう。

その場合、

①「売上管理表」を開き、

②「請求書ひな形」を開き、

③「宛名」、「日付」、「サービス名」、「個数」等々を「請求書ひな形」へ入力していき、

④印刷

もしくは

⑤名前を付けて、PDFにて保存

とされているのではないでしょうか。

■<請求書作成の事例(その1)>

上記の作業を手作業で行っていると、どうしてもミスが発生すると思います。

同じ作業を何度も繰り返していると、いつの間にか打ち間違い、読み間違いが起こるものです。

再確認をはさみながら行うにしても、自分一人での再チェックは不思議とチェック漏れも起こりがちです。

最近では「個人情報保護」という名目で、(本人にとっては)ちょっとしたミスが、相手によっては鬼の首を取ったように大きな問題にするところがあります。

会社名はもちろん、数字のミスもその会社の信用度に大きく関わってくることですので、どうしても避けたいところです。

分かってはいるのですが、とても忙しい中、「すぐに送ってくれ!」といった緊急でお願いされた時などにミスが良くありますね。(体験談(苦笑))

 

さて、そこでミスを無くす方法は、ズバリ「人の手で作成しない」ということです。

画面Aを見て、その数字や文字を画面Bに入力して・・・という作業は、手間が掛かるばかりで、ヒューマンエラーは起こるべくして起こると言えます。

最近ではコールセンターなどでも、RPAを導入して、自動作成させる試みが増えていますね。

 

 

■<請求書作成の事例(その2)>

上記の①~⑤までの作業において、請求書作成だけでも止めることはできますし、印刷まで自動化することも可能です。<パターン1>

その気になれば、作成した請求書をファイルを添付して、該当のお客様へメール送信することまで自動化できます。<パターン2>

更には、ボタン1つで作成から送信まで行うこともできますが、日付をキーにして、該当日に自動送信まで行うことが可能です。<パターン3>

RPAのパソコンを立ち上げておけば、「パソコン内の時計」と「データベースに記載の日付」とを照合して、一致すれば送信という仕組みになっています。

 

(Attention!)
売上管理表がエクセルなどに一覧でまとまっていない場合も、売上管理ソフトで該当のページを開いて、1項目ずつコピーして、エクセルの請求書ひながたに貼り付けて完成させることは可能です。

ページの開け閉めに時間が掛かるかもしれませんが。

そのため、やはり一番良いのは、CSVファイルなどに一覧でまとまっている元帳があると、動作が速くて良いです。

特に、最後ご紹介した「請求書添付のメール送信」まで行おうとすると、事前にデータを整理しておく必要があります。

可能であれば、「宛先メールアドレス」、「タイトル」、「本文」、「添付ファイル名」などを1つのデータベース(.xlsxファイル可)にまとめておきたいですね。

 

RPAを効果的に利用するコツの1つとして、「業務をRPAに合わせて調整する」というのがあります。

日本ではやたらと業務に合わせてシステムを構築する傾向がありますが、欧米ではシステムに合わせて業務を調整するのが主流なのだとか。

その分、新しいシステム導入に掛かる費用を抑えたり、変化に対する柔軟性を養うことができるのでしょう。

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