請求書の郵送

RPAの事例 ~メールの自動送信~

今まで何度も書かせて頂きましたが、RPAの凄さは「複数のアプリケーションをまたいで自動化できる」ことです。

デスクトップ上で使われているアプリケーションのほとんどに対応できるのは、インストール型のRPAソフトに限られますけど。

 

そして、良く使われるアプリケーションと言えば、

①Webブラウザ(IE,Firefox,Chromeなど)

②Excel

③メールソフト(Outlook,Thunderbirdなど)

ではないでしょうか。

今回は、その中でも③の自動化をお話したいと思います。

 

RPAのメール自動化となると、

・定期的に

・決まった相手に

・決まった内容で

メールを送信するということになります。

 

■毎月請求書をメール添付で送信

昔ながらの会社では、未だに「紙ベースの請求書」を郵送しているところが少なくありません。

しかし、携帯電話会社などでもみられるように、ペーパーレス化が時代の潮流として進んでいます。

新しい会社は、そういった点に柔軟ですよね。

紙代、インク代、郵送費などを考慮すると、少額ながらも積み重なると結構な金額になります。

そう考えると、そこを電子化することにより、より安価にサービスを提供した方が顧客とWin-Winの関係が築けるという考え方があります。

相手の方も、PDFなどの請求書の方が、場所も取らないし、すぐに引っ張り出せるしでメリットは多いと思います。

 

では、RPAにおいてメールを自動化すると、どういった形になるのでしょうか?

RPAとはいえ、メール送信の基本は変わりません。

「相手のメールアドレス」、「題名」、「本文」、「添付ファイル」

少なくとも、この情報は必要になります。

これらの情報をエクセルシートにまとめておくのが良いでしょう。

 

その準備が出来れば、あとは簡単。

RPAがメールソフトを立ち上げ、エクセルシートの指定の場所にある文字列を読取り、メールソフトの指定の場所に貼っていきます。

時折、質問を受けるのが、「添付ファイルはどういう扱いになるのですか?」というもの。

答えを言いますと、添付ファイル自体は、どこかのフォルダにまとめて入れておきます。

そのファイルの「パス(ex:C:\Users\5robots\Desktop\6月分請求書.xlsx )」をコピーして、エクセルの中に貼っておくのです。

そうすると、メール送信時にそこからファイルを添付して送ってくれるという仕組みになっています。

 

ただ、ちょっとした工夫が必要になる場面はあります。

それは、「請求書の名前」です。

①請求書の名前は毎回同じ(ex:【請求書】〇▲株式会社様)

であれば、人が過去の請求書と取り違え、入れ忘れしないように、ミスしないスキームを作るべきでしょう。

 

②請求書にその月の名前が入る(ex:〇▲株式会社様_201908請求書)

この場合は、エクセルシートに記載のパス名を変えておく必要が出てきます。

エクセルの一括置換機能でも良いと思いますが、エクセルに記載の添付ファイル名を変える必要があります。

 

 

あと、月末に一括送信ではなく、請求書の発行日がバラバラという場合、「日付」をキーにして配信することも可能です。

つまり、「毎月18日に、株式会社▲■様に請求書を送る」というケースです。

RPAでスケジュール設定しておけば、「本日の日付」と「(エクセルに入力してある)送信予定日」を突き合わせて、該当日に自動送信してくれます。

もし、送信されたかどうか心配!という場合には、メールソフトのBccに自分のメールアドレスを入れておけばよいでしょう。

それにより、同じメールが自分の方にも届きますから。

これで、定期利用の顧客数がいくら増えても大丈夫ですね!

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